Het verzuimprotocol

Dit verzuimprotocol is tot stand gekomen in overleg met Leerplicht en wordt door elke locatie in acht genomen. In het locatie-specifieke deel van de schoolgids wordt uiteengezet:
- Wie de verzuimfunctionaris is
- Welk telefoonnummer gebeld moet worden
- Welk tijdstip gehanteerd wordt
Dagelijks
Stap 1 Het melden van verzuim door de ouders/verzorgers
De ouders/verzorgers melden tijdig aan de verzuimfunctionaris de afwezigheid van hun kind, met opgaaf van de reden van verzuim.
Stap 2 De registratie van het verzuim
Elke leerkracht neemt aan het begin van de les de aanwezigheid van de leerlingen door en
noteert deze. De presentielijst gaat naar de verzuimfunctionaris. De verzuimfunctionaris
controleert of het verzuim gemeld is (al dan niet met reden), dan wel of er sprake is van niet
gemeld verzuim.
Stap 3 Onderzoek van het verzuim
Op grond van de registratie heeft de verzuimfunctionaris nu inzicht in het verzuim. Hij/zij
selecteert het verzuim op geoorloofd en ongeoorloofd. Bij twijfel is overleg met de directie
noodzakelijk.
• In het geval van niet gemeld verzuim wordt er vanuit de school tijdig door de
verzuimfunctionaris contact gezocht met de ouders/verzorgers en wordt gevraagd naar de
reden van het verzuim.
• Indien het niet lukt om telefonisch contact te krijgen, verstuurt de verzuimfunctionaris een
standaardbrief naar de ouders/verzorgers.
• Wanneer hier niet op gereageerd wordt of wanneer er sprake is van zorgwekkend verzuim,
kan een huisbezoek worden afgelegd of kan de wijkagent op de hoogte worden gesteld.
Stap 4 Vervolgactie op verschillende vormen van verzuim
Alle verzuim is geregistreerd als geoorloofd of ongeoorloofd.
Bij ongeoorloofd verzuim wordt als volgt gehandeld:
Te laat komen
De school stelt zelf regels op om het te laat komen tegen te gaan (zie schoolgids locatie). Indien deze maatregelen niet werken, wordt het te laat komen bij leerplicht gemeld. Hiervoor gelden de volgende afspraken:
3 x te laat: School voert gesprek met leerling over te laat komen.
6x te laat: school stuurt een brief naar ouders/verzorgers.
9x te laat: school stuurt nogmaals een brief naar ouders/verzorgers met de mededeling dat
te laat komen kan leiden tot een melding bij leerplicht.
12x te laat: school stuurt brief naar ouders/verzorgers met de mededeling dat het gemeld is bij leerplicht. Een kopie van deze brief wordt naar leerplicht gestuurd. Daarbij meldt de school het verzuim bij leerplicht. Leerplicht stuurt een waarschuwingsbrief naar de leerling en ouders/verzorgers en stuurt een kopie naar school.
15x te laat: school meldt verzuim bij leerplicht. Leerplicht voert een gesprek met leerling en ouders/verzorgers en geeft indien van toepassing een officiële waarschuwing.
18x te laat: school meldt verzuim bij leerplicht. Leerplicht voert gesprek met leerling en ouders/verzorgers en indien van toepassing HALT- afdoening opleggen.
Incidenteel ongeoorloofd verzuim
Er volgt een schriftelijke waarschuwing aan ouders/verzorgers door de verzuimfunctionaris.
Structureel ongeoorloofd verzuim
De school heeft een gesprek met de ouders/verzorgers. School is verplicht een verzuimmelding bij leerplicht te doen, als het gaat om verzuim van meer dan 16 uur in een periode van 4 weken.
Zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd)
• De verzuimfunctionaris neemt contact op met de directie.
• Dit kan leiden tot direct inschakelen van de intern begeleider, schoolmaatschappelijk
werker schoolarts of wijkagent. De ouders/verzorgers worden hiervan op de hoogte
gesteld.
• De zorgcoördinator bespreekt het verzuim in het Zorgadviesteam (ZAT). De
ouders/verzorgers worden hiervan op de hoogte gesteld.
• Wanneer een leerling meer dan 16 uur in een periode van 4 weken verzuimt, moet een
verzuimmelding bij de leerplichtambtenaar gedaan worden.
• De school kan in het geval van zorgwekkend verzuim onmiddellijk de leerplichtambtenaar
inschakelen, dus óók als de wettelijke termijn van 16 uur in 4 weken nog niet overschreden is.
• Wanneer het verzuim na acties en inzet van school, SMW, schoolarts en leerplicht niet
stopt, overlegt school met hun bovenschoolse opvangmanager om de leerling aan te
melden voor een OOVR (Onderwijs Opvang Voorziening Rotterdam).
Stap 5 Actie door de leerplichtambtenaar
Als een verzuimmelding bij de leerplichtambtenaar binnen is, neemt hij/zij contact op met de school en overlegt of, en zo ja welke actie er ondernomen gaat worden. Welke acties een
leerplichtambtenaar kan ondernemen, staat beschreven onder het kopje ‘Acties van de
leerplicht ambtenaar’.
Wekelijks
Stap 1
Elke week wordt door de verzuimfunctionaris een weekoverzicht gemaakt. In dit overzicht
wordt aangegeven:
• de frequentie van het verzuim per leerling (uren, dagdelen, dagen) per verzuimgeval;
• de reden van het verzuim;
• de actie, die is ondernomen.
Doel hiervan is controleren of het verzuim al bij leerplicht gemeld moet worden.
Stap 2
Het weekoverzicht wordt met de directie, interne begeleider of mentor besproken. Deze
bespreking kan leiden tot de volgende acties:
• De school neemt contact op met de ouders/verzorgers;
• De school meldt, indien nodig, het verzuim bij de leerplichtambtenaar en onderhoudt het
contact met de leerplichtambtenaar;
• De school bespreekt het verzuim intern en schakelt indien nodig hulpverleningsinstanties in (GGD, Bureau Jeugdzorg enz.).
Maandelijks
Stap 1
de verzuimfunctionaris maakt een maandoverzicht van het totale verzuim met als doel:
• inzicht in het verzuim;
• effectmeting van het gevoerde verzuimbeleid;
• overzicht over een langere termijn per leerling, per klas en over de hele school;
• vergelijkend onderzoek, bijvoorbeeld tussen klassen.
Dit overzicht wordt gemaakt per verzuimende leerling, per klas en voor de hele school. In het
overzicht wordt aangegeven:
• het aantal leerlingen dat verzuimde, onderverdeeld naar geoorloofd schoolverzuim (verder
onderverdeeld in ziekte en overig geoorloofd verzuim) en ongeoorloofd schoolverzuim;
• het aantal uren/ dagdelen dat die maand verzuimd is.
Stap 2
Daarnaast maakt de verzuimfunctionaris een overzicht van:
• het aantal verwijzingen naar de leerplichtambtenaar;
• het aantal verwijzingen naar instanties (bijvoorbeeld GGD enz.);
• het aantal gevallen dat door de school zelf is behandeld.
Ziekte
Een leerling kan ziek zijn vanaf het begin van de schooldag of ziek worden gedurende de dag.
Wanneer een leerling aan het begin van de dag ziek is, geven de ouders/verzorgers dit door
aan school. Dit gebeurt door tijdig te bellen met de verzuimfunctionaris.
• de verzuimfunctionaris registreert de aard van de ziekte.
• de verzuimfunctionaris stelt vast wanneer weer contact met de ouders/verzorgers zal
worden opgenomen. Dit wordt genoteerd in de agenda of door de mentor in de gaten
gehouden.
• Bij overschrijding van de vastgelegde termijn wordt door de verzuimfunctionaris opnieuw
contact opgenomen met de ouder/verzorgers;
• Een nieuwe termijn wordt vastgesteld, of afgesproken wordt wanneer de leerling weer op
school komt;
• Als de leerling weer naar school komt neemt hij/zij een briefje van ouders/verzorgers mee
waarop staat dat leerling weer beter is en in welke periode hij/zij ziek was.
• De registratie wordt afgesloten door de verzuimfunctionaris.
In de volgende gevallen schakelt school de jeugdarts in én wordt door school een melding bij leerplicht gedaan:
• Bij twijfelachtig ziekteverzuim,
• Bij langdurig ziekteverzuim: verzuim van meer dan twee weken,
• Bij veelvuldig ziekte verzuim: leerling is meerdere keren in een schooljaar langer dan 16 uur ziek.
Religieuze feestdagen
De aard van sommige religieuze feestdagen sluit schoolbezoek uit, omdat de viering ervan
wordt beschouwd als vervulling van de plichten die bij de godsdienst horen. Vertegenwoordigers van de verschillende godsdiensten stellen samen met Jeugd, Onderwijs en Samenleving van de gemeente Rotterdam ieder jaar vast om welke dagen het gaat. Hiervan wordt de ‘Religieuze feestdagenkalender’ gemaakt. Voor de in de kalender opgenomen dagen geldt dat leerlingen thuis mogen blijven voor de viering ervan. Dit verlof moet minimaal twee dagen van te voren bij de directeur van de school worden gemeld. De kalender is te vinden op www.jos.rotterdam.nl Voorbeelden van religieuze feestdagen zijn:
• Voor Moslims: het Offerfeest en het Suikerfeest;
• Voor Hindoes: het Divalfeest en het Holyfeest;
• Voor Joden: het Joods Nieuwjaar, de Grote Verzoendag, het Loofhuttenfeest.
Op een aantal christelijke feestdagen heeft iedere leerling in Nederland vrij van school.
Extra verlof
Voor de toestemming om extra verlof geldt het volgende:
• Tot en met 10 dagen beslist de directeur van de school of er toestemming gegeven
wordt; aanvragen van meer dan 10 dagen, worden naar de leerplichtambtenaar door
gestuurd.
Extra verlof mag alleen worden toegekend als er sprake is van gewichtige omstandigheden of
aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers.
Gewichtige omstandigheden zijn:
• Ernstige ziekte, overlijden of begrafenis/crematie van bloedverwanten of hun partners:
bij ouders/verzorgers (eerste graad) maximaal vier dagen verlof;
o bij broers, zussen of grootouders (tweede graad) maximaal twee dagen verlof;
o bij oom, tante, neef, nicht of overgrootouders (derde graad) maximaal één dag
verlof.
• Huwelijk van familie (eerste, tweede en derde graad), 121/2-, 25-, 40- en 50-jarig
huwelijksfeest en ambtsjubilea van familie (eerste en tweede graad):
o voor een feest binnen Rotterdam één dag verlof;
o voor een feest buiten Rotterdam twee dagen verlof.
• Verhuizing van het gezin naar een andere gemeente;
o maximaal twee dagen verlof.
• Gezinsuitbreiding;
o maximaal één dag verlof.
Als het noodzakelijk is om naar het buitenland te gaan, dan zijn ouders/verzorgers verplicht
deze noodzaak aan te tonen. Er wordt bovendien alleen toestemming verleend voor de kortst
mogelijke periode. Wanneer een leerling zonder overleg moet vertrekken vanwege een
ernstige situatie, moet achteraf toestemming van de directeur gevraagd worden en gezorgd
worden voor bewijsstukken (officiële verklaringen, tickets).
Aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers
Dit kan worden verleend, indien het door de specifieke aard van het beroep van één van de
ouders/verzorgers slechts mogelijk is om buiten de schoolvakanties met hun kind(eren) op
vakantie te gaan. Hiertoe moet een schriftelijk verzoek worden ingediend, dat gepaard gaat
met een werkgeversverklaring. Binnen deze voorwaarde mag het vakantieverlof:
o één maal per schooljaar plaatsvinden en maximaal tien schooldagen bedragen;
o niet plaatsvinden in de eerste twee lesweken van het schooljaar.
Denk bij de specifieke aard van het beroep bijvoorbeeld aan een vader die vaart en niet tijdens
de schoolvakanties aan de wal kan zijn. Of aan ouders/verzorgers die in de horeca of op een
boerderij werken.
Er mag géén vrij worden gegeven om de volgende redenen:
• Goedkopere vakanties buiten het seizoen
• Door anderen betaalde vakanties
• Het ophalen van familie
• Midweek of weekend vakanties
• Al jaren niet op vakantie geweest
• Reeds ticket gekocht of reservering gedaan
• Meereizen met anderen
• Reeds een ander kind vrij
• ‘Vlak voor de vakantie wordt er toch bijna geen les meer gegeven’
Bij afwezigheid in verband met extra verlof:
• De gegevens registreren
• De opgegeven toegestane termijn noteren in de agenda
• Bij overschrijding van de afgesproken termijn de dagen noteren als ongeoorloofd
verzuim
Melden van verzuim
Zoals eerder vermeld zijn er situaties waarin contact gezocht moet worden met de
leerplichtambtenaar en situaties waarin contact gezocht mag worden. Hier staat alles nog een
keer op een rijtje:
• Ongeoorloofd verzuim moet gemeld worden als het gaat om meer dan 16 uur verzuim
in een periode van 4 weken.
• Als het gaat om verzuim dat gerelateerd is aan (vermoedelijke) achterliggende
problematiek, mag ook een verzuimmelding gedaan worden als de wettelijke termijn
van 16 uur nog niet bereikt is. • Bij een verzoek om extra verlof voor een periode van meer dan 10 dagen, is de toestemming van de
leerlicht ambtenaar nodig.
• 12 keer te laat komen mag gemeld worden bij leerplicht. Om in aanmerking te komen
voor een Halt-procedure, moet 12 keer te laat komen gemeld worden bij leerplicht.
Verzuimmeldingen worden gedaan via het digitale verzuimloket van DUO (voorheen ibgroep).
Via dit loket komen de verzuimmeldingen binnen bij de gemeente waar de jongere
staat ingeschreven. De leerplichtambtenaar neemt op zijn of haar beurt de melding in
behandeling. Zie voor meer informatie www.ib-groep.nl.
Acties van de leerplichtambtenaar
Als een leerplichtambtenaar een verzuimmelding binnenkrijgt, neemt hij of zij deze in
behandeling. Afhankelijk van de melding en de achterliggende problematiek doet de
leerplichtambtenaar het volgende:
• Spreekt met ouders, leerling en school
• Bemiddelt tussen verschillende partijen
• Overlegt in netwerken van onderwijs en zorg
• Geeft advies over passende voorzieningen en trajecten
Dit kan leiden tot verschillende verwijzingen en meldingen zoals een AMK melding of een
proces verbaal. Bij het niet voldoen aan de kwalificatieplicht kan onder bepaalde voorwaarden de kinderbijslag gestopt worden bij kwalificatieplichtige jongeren van 16/17 jaar.

Inloggen...

Bekijk de handleiding voor het ouderportaal.


Inloggevens vergeten?